Trong Word, Mail Merge Đẹp trộn thư bằng bảng excel Đây là một tính năng rất hữu ích. Khi kết hợp với Excel, nó giúp bạn gửi email đến một danh sách người gửi với thông tin cụ thể. Công cụ này đặc biệt cần thiết cho những ai làm việc trong lĩnh vực kế toán hoặc quản lý nhân sự. Hãy cùng nhau khám phá tính năng hay ho này của Tin học MOS Excel Vui lòng.
Chức năng trộn thư được sử dụng để tạo nhiều tài liệu cùng một lúc. Các tài liệu này có cùng một mẫu, văn bản cơ bản và hình minh họa, chỉ có những phần cụ thể được thay đổi để cá nhân hóa từng bản sao. Có 3 loại tài liệu được sử dụng trong quá trình trộn thư:
- Tài liệu chính.
- Cơ sở dữ liệu.
- Văn bản hỗn hợp.
Bước 1: Chuẩn bị dữ liệu trong Excel để trộn thư.
Bước quan trọng nhất trong quy trình trộn thư là thiết lập và chuẩn bị dữ liệu. Bạn sẽ sử dụng biểu mẫu Excel của mình làm cơ sở dữ liệu cho danh sách người nhận.
Dưới đây là một số mẹo để chuẩn bị dữ liệu cho phối thư. Làm ơn hãy chắc chắn điều đó:
- Tên cột trong bảng khớp với tên trường mà bạn muốn đưa vào phối thư.
- Tất cả dữ liệu được trình bày trên trang đầu tiên của biểu mẫu.
- Các giá trị phần trăm, tiền tệ hoặc điện tín phải ở định dạng chính xác để Word đọc chúng một cách chính xác.
- Mọi thay đổi hoặc bổ sung đối với biểu mẫu phải được hoàn thành trước khi liên kết với văn bản trộn thư trong Word.
Bước 2: Bắt đầu trộn thư.
Nhập dữ liệu người nhận email vào Word.
TRONG Từ, chọn tập tin sau đó nhấn vào Tài liệu trống trong phần mới.
trong tờ tin nhắn bưu chínhnhóm Bắt đầu trộn thưchọn Bắt đầu trộn thưsau đó chọn kiểu trộn thư bạn muốn.
Ví dụ, trong bài viết này, chúng tôi Chọn loại Email
Chọn Chọn người nhậnĐã Sử dụng một danh sách hiện có.
Nhấp chuột biểu mẫu excel bạn muốn -> chọn Mở ra.
Chọn người nhận thư.
Chọn Chỉnh sửa danh sách người nhận.
Trong hộp thoại Người nhận trộn thưbỏ chọn tên của những người mà bạn không muốn gửi email.
Xem thêm: Các hàm tính ma trận cực đơn giản trong Excel
Bước 3: Nhập một trường hòa trộn.
Bạn có thể đưa 1 hoặc nhiều trường lấy thông tin của biểu mẫu vào văn bản của mình.
trong tờ tin nhắn bưu chínhnhóm Viết và chèn các trườngchọn Khối địa chỉ.
Trong hộp thoại Chèn khối địa chỉchọn tên hiển thị trên phong bì của người nhận.
Áp lực ĐƯỢC RỒI. Bấm vào tài liệu và lựa chọn Cứu.
Để bao gồm lời chào trong một bức thư hoặc email thông thường.
trong tờ tin nhắn bưu chínhnhóm Viết và chèn các trườngchọn Chúc mừng Lyn.
Trong hộp thoại Chèn dòng chào:
- dưới hình thức dòng chàothay đổi lời chào nếu cần bằng cách chọn kiểu lời chào ( Kính thưa là định dạng mặc định), cấu trúc tên của bộ thu và bộ thiêu kết.
- Dưới phần Dòng chào cho tên người nhận không hợp lệchọn 1 tùy chọn trong danh sách lời chào.
Chọn ĐƯỢC RỒIsau đó chọn Tệp -> Lưu.
Để đưa dữ liệu vào một biểu mẫu trong một bài đăng hoặc email thông thường.
trong tờ tin nhắn bưu chínhnhóm Viết và chèn các trườngchọn Chèn trường hợp nhất.
Trong hộp thoại Chèn trường hợp nhấttiểu thể loại Lĩnh vựcchọn 1 tên trường (là tên cột trong biểu mẫu của bạn) -> chọn Thêm vào trong.
Lặp lại bước này nhiều lần nếu cần, sau đó chọn Gần khi hoàn thành.
Chọn Tệp -> Lưu.
Xem thêm: Đề xuất ngân sách với Scenarios (kịch bản) trong Excel
Bước 4: Xem xét và hoàn thành việc trộn thư.
Sau khi bạn đã bao gồm các trường mình muốn, hãy kiểm tra lại để chắc chắn về nội dung.
Để làm điều này, đi đến tab thưchọn Xem trước kết quả.
trong nhóm hoàn thànhchọn Hoàn thành và hợp nhất
Bấm vào In tài liệu hoặc Gửi tin nhắn email.
Bước 5: Lưu kết hợp thư của bạn.
Khi bạn lưu tài liệu trộn thư, nó sẽ luôn kết nối với nguồn dữ liệu. Bạn có thể sử dụng lại tài liệu này cho lần sau.
Để thực hiện việc này, hãy mở tài liệu trộn thư và chọn Đúng khi Word đề nghị bạn giữ căn chỉnh.
Tổng Hợp Cách Trộn Thư Sử Dụng Bảng Tính Excel
Trộn thư là một tính năng cực kỳ hữu ích trong Microsoft Word. Tính năng này giúp các bạn sử dụng Excel giảm thời gian khi thực hiện bất kỳ loại thư nào để gửi cho nhiều người như thư mời, thông báo, thư cảm ơn,… và có thể in hàng loạt chỉ bằng một thao tác vô cùng đơn giản. Hi vọng bài viết trên Tin học MOS đã cung cấp những kiến thức hữu ích cho bạn.
Ngoài ra nếu công việc của bạn liên quan đến Excel nhưng do quá bận rộn không có thời gian tham gia các lớp học trực tiếp tại trung tâm thì bạn có thể tham khảo thêm khóa học MOS. luyện thi Excel trực tuyến Và Excel A-Z từ Cơ bản đến Nâng cao và Ứng dụng từ Trung Tâm Tin Học Văn Phòng MOS!
chi tiết liên lạc
Trung tâm tin học văn phòng MOS – Viện Đào tạo và Tư vấn Doanh nghiệp – Đại học Ngoại thương
Trả lời